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最全秘籍 | 如何提升外貿開發(fā)信的抵達率

2024-07-27

B2B外貿，除了被動等詢盤以外，還有主動開發(fā)的方式。主動開發(fā)無需花費很多的money，技巧得當?shù)脑捯材苁斋@大訂單。不過，可能最困擾外貿業(yè)務員的事情之一就是雖然開發(fā)信發(fā)了不少，得到回復的卻寥寥無幾。講道理，這個環(huán)節(jié)也許是您的開發(fā)信抵達率出了問題。今天小編就來分享如何提升外貿開發(fā)信的抵達率這個話題。

NO.1? 指標釋義

大家在發(fā)送郵件時，經(jīng)常會衡量的因素是郵件打開率和郵件點擊（響應）率。在這個層級，粗略來講涉及以下幾個重要指標：

郵件打開率＝郵件打開數(shù)÷郵件發(fā)送數(shù)
郵件點擊率＝郵件點擊數(shù)÷郵件打開數(shù)
綜合郵件效果＝郵件打開率×郵件點擊率

但是，如果我們還想更細地探究郵件的表現(xiàn)的話，還要再衡量一個指標，那就是郵件到達率。

郵件到達率＝郵件到達數(shù)÷郵件發(fā)送數(shù)

這里的郵件到達是指郵件正常到達接收者收件箱的情況。如果郵件被接收者退回或者落入垃圾郵件箱則不視為一個成功的到達，我們要提高郵件的綜合效果其中要通過的第一關考驗就是郵件的到達。

NO.2? ?基礎設置

01 準備企業(yè)郵箱工欲善其事必先利其器！

如果你還沒有配置好你郵箱的基礎settings，一股腦開始蠻干，最終的收獲一般都不會很理想，最后也許只能說是郵件發(fā)到自己無能為力，最終卻只能努力到感動自己，甚至懷疑自己。首先，重要的事情說三遍！最好準備一個企業(yè)郵箱！最好準備一個企業(yè)郵箱！最好準備一個企業(yè)郵箱！如果您使用的個人郵箱，被攔截到垃圾郵箱的概率相對較高，使用企業(yè)郵箱可以在這個維度，幫您擁有一個良好的開端。

02 做好郵箱身份驗證通過身份驗證的郵件

一則可以幫助保護收件人免受網(wǎng)上誘騙郵件等惡意電子郵件的侵害，一則也不容易被收件人拒收或標記為垃圾郵件。這些身份驗證方法在您的域名提供商處設置。如果您使用了域名托管服務商或電子郵件服務提供商，請按照相應提供商的說明來設置身份驗證。為您用來發(fā)送郵件的每個網(wǎng)域設置身份驗證。敲黑板：如果以下內容您不知道如何設置，請直接聯(lián)系您的域名提供商~

為網(wǎng)域發(fā)布SPF記錄

SPF是 Sender Policy Framework 的縮寫，是一種以IP地址來認證電子郵件發(fā)件人身份的技術。郵件的接收方會首先檢查域名的SPF記錄，來確定發(fā)件人的IP地址是否被包含在SPF記錄里面，如果在，就認為是一封正確的郵件，否則會認為是一封偽造的郵件進行退回。SPF是跟DNS相關的一項技術，它向收信者表明，哪些郵件服務器是經(jīng)過某個域名認可會發(fā)送郵件的。如果你擁有自己的域名，并且用它發(fā)送郵件，那么你應該為它添加 SPF。設置正確的 SPF 記錄可以提高郵件系統(tǒng)發(fā)送外域郵件的成功率，也可以一定程度上防止別人假冒你的域名發(fā)郵件。那么如何設置SPF呢？SPF是通過域名的TXT記錄來進行設置的。您可以聯(lián)系自己的域名服務商，給自己域名設置一條TXT記錄來避免這種情況。TXT記錄值格式為： v=spf1include:spf.mail.【網(wǎng)域】.com~all （具體可咨詢您的域名服務商）舉例：騰訊云設置界面：

為郵件啟用 DKIM 簽名

接收郵件的服務器將使用 DKIM 來驗證相應郵件是否確實由網(wǎng)域所有者發(fā)送。為域名啟用 DKIM 將特殊的信息頭附加到發(fā)自該域名的每個電子郵件。此信息頭包含加密私鑰。收件人郵件服務器會使用公鑰核實電子郵件是否發(fā)自該域名且是否有人在傳輸過程中篡改電子郵件內容。沒有信息頭的電子郵件將被檢測認定為不真實信息。您可以為每個域名啟用 DKIM 簽名。若要為單個域名啟用 DKIM 簽名發(fā)送郵件，請如下操作：轉到網(wǎng)站與域名 > 您的域名 > “郵件” 標簽 > 郵件設置。注解: 若您有用于發(fā)送郵件的域名別名，請同時為其添加 DKIM DNS 記錄。請將用于主域名的相同記錄用于域名別名。

為您的網(wǎng)域發(fā)布 DMARC 記錄

DMARC 可幫助發(fā)件人防范自己的域名被仿冒。DMARC（Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance）是txt記錄中的一種，是一種基于現(xiàn)有的SPF和DKIM協(xié)議的可擴展電子郵件認證協(xié)議，其核心思想是郵件的發(fā)送方通過特定方式（DNS）公開表明自己會用到的發(fā)件服務器（SPF）、并對發(fā)出的郵件內容進行簽名(DKIM)，而郵件的接收方則檢查收到的郵件是否來自發(fā)送方授權過的服務器并核對簽名是否有效。對于未通過前述檢查的郵件，接收方則按照發(fā)送方指定的策略進行處理，如直接投入垃圾箱或拒收。從而有效識別并攔截欺詐郵件和釣魚郵件，保障用戶個人信息安全。

如何設置DMARC記錄？

登錄域名管理后臺，找到需要添加DMARC記錄的域名，增加TXT記錄; （在設置DMARC記錄之前，請務必確保已設置SPF記錄） _dmarcv=DMARC1; p=none; fo=1; ruf=mailto:dmarc@(your _domain).com; rua=mailto:dmarc_report@(your _domain).com 注意：Dmarc記錄里，有兩個值可由您來自定義： p：用于告知收件方，當檢測到某郵件存在偽造發(fā)件人的情況，收件方要做出什么處理，reject為拒絕該郵件；none為不作任何處理；quarantine為將郵件標記為垃圾郵件。 ruf：用于當檢測到偽造郵件，收件方須將檢測結果發(fā)送到哪個郵箱地址。

建議：p值最優(yōu)設置方式是第一次設置選擇none，觀察發(fā)信情況一個月，再改為quarantine，再觀察一個月，最后再設為reject。

NO.3? 注意發(fā)件質量

01 避免使用Spam Trigger Words發(fā)信

避免使用Spam Trigger Words發(fā)信也是一種講究，當外貿賣家寫信時，需要避開spam trigger words（垃圾郵件觸發(fā)詞），這樣就可以增加郵件發(fā)送至對方郵箱的可能性，確保對方能夠接收。最忌諱的就是price等有購買意味的關鍵詞。下面是一些常見的spam trigger words，這些是許多郵件服務器系統(tǒng)都會規(guī)避掉的一些詞匯，賣家注意不要使用！但是，spam trigger words多到超乎你的想象！大家多多留心哦~

02 逐步提高郵件的數(shù)量和頻次發(fā)送量過高過快可能導致遞送問題

如果您要發(fā)送大量電子郵件，我們建議您執(zhí)行以下操作：

以一致的速率發(fā)送郵件。避免突然發(fā)送大量郵件。
先發(fā)送少量郵件，隨著時間的推移，再逐步提高郵件發(fā)送量。
在提高郵件發(fā)送量的同時，定期監(jiān)控發(fā)送速率和您收到的所有回復。通過定期監(jiān)控，您可以在發(fā)送速率受限或開始看到錯誤時調低發(fā)送量。

以下因素會影響發(fā)送量的提高速度：

發(fā)送的電子郵件數(shù)量：您發(fā)送的電子郵件越多，應該以越慢的速度提高發(fā)送量。
發(fā)送電子郵件的頻率：如果您每日而不是每周發(fā)送郵件，則可以以較快的速度提高發(fā)送量。
收件人對郵件的反饋（敲黑板秘籍）如果郵件的發(fā)件人地址在收件人的聯(lián)系人列表中，則相應郵件不容易被標記為垃圾郵件。有時，有效郵件可能會被標記為垃圾郵件。收件人可以將有效郵件標記為非垃圾郵件，這樣相應發(fā)件人日后發(fā)送的郵件應該會被遞送到收件箱。強烈建議！請把上面這段籃色部分再讀一遍很簡單，易實現(xiàn)，易操作！